INCENTIVOS PARA LA
INSCRIPCIÓN
Deben establecerse incentivos para
alentar y favorecer la observancia de la ley que hace
obligatoria la inscripción.
Los mejores incentivos para lograr la inscripción
son desde luego, los privilegios y derechos, cuyo disfrute se
deriva de la prueba de haber realizado la inscripción. El
goce de los derechos que se deriva de alcanzar una determinada
edad, por ejemplo, requiere con frecuencia la prueba de la fecha
de nacimiento de la persona,
privilegios como la autorización para asistir a la
escuela o la
obtención de permiso para trabajar, especialmente en
determinadas industrias o en
los cueros de funcionarios civiles, dependen a veces de dicha
prueba con la obligación de servir de las fuerzas armadas
o con el derecho de ser excento del servicio en
ellos.
Otros incentivos de menor importancia son el hacer
gratuita de haber sido inscrito y la inscripción misma.
Otro incentivo es la imposición de multas a los que no
cumplen la obligación de inscribirse. Si la
inscripción es obligatoria de acuerdo con la ley, la falta
de inscripción ha de ser sancionable por la
ley.
Se reconoce que no siempre puede invocarse el principio
de sancionar el no cumplimiento de las leyes relativas a
la inscripción, porque para invocarlo será preciso
tener noticia de que un hecho ha ocurrido realmente, que
voluntariamente se dejo efectuar la inscripción de este
hecho y que ha de esperarse la continuidad de este acto
delictivo; todo lo cual es difícil de establecer
legalmente. La amenaza de multa o sanción también
puede ser un impedimento para el cumplimiento de la
obligación de la inscripción alguna fecha mas
tarde, por parte de las personas que, por cualquier causa, no
registrara el hecho durante el período señalado por
la ley, sin embargo, parece necesario tener al menos las bases
legales para la persecución si se debe lograr un
cumplimiento general de la ley.
ORGANIZACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN A
NIVELES LOCAL Y NACIONAL
Cuando la
organización geográfica y administrativa de un
país lo permita la responsabilidad de la inscripción de los
hechos vitales deberá estar a cargo de organismos
públicos locales, en lo que se refiere a la
inscripción, depende directamente de un organismo
nacional, que pueda coordinar, unificar, inspeccionar y promover
la eficacia del
registro hasta
el grado necesario para satisfacer las necesidades tanto legales
como estadísticas
Aunque se reconoce que la eficacia administrativa no es
el único factor que determina el tipo de organización que un país puede
establecer para el sistema de
inscripción. Parece claro que, en determinadas
circunstancias, tendría ventajas. La centralización del registro bajo una
autoridad
nacional, a igualdad de
otros factores, un control
centralizado casi con toda seguridad
facilitará la homogeneidad de los certificados, de los
procedimientos
y de los métodos,
si se administra adecuadamente, también fomentaría
un mejor sistema de registro mediante la coordinacion, el
asesoramiento y la asistencia técnica a los encargados de
los registros,
mediante un sistema de control nacional se puede establecer y
mantener más fácilmente una interpretación uniforme de la ley de
inscripción, un desarrollo de
procedimientos comparables con un grado especifico de calidad y la
adhesión a un calendario determinado para realizar los
informes.
Aquellos países que carecen de un control
nacional del registro tendrá que diseñar sistemas
sustitutivos de coordinación y métodos de promoción para conseguir mejorar y
homogenizar los procedimientos y los resultados.
Para resumir se puede afirmar que el tipo de
organización adoptado para fines de registro debe estar de
acuerdo con las circunstancias de cada país y
también que debe establecerse sobre las estructuras
gubernamentales existentes, para aprovecharse de la maquinaria
administrativa ya establecida, se pueden utilizar los servicios del
Departamento de Sanidad para ayudar al sistema del registro, como
se hace en muchos países donde es el personal
médico implicado quien tiene que notificar al funcionario
del registro de los nacimientos o defunciones que ocurren de
manera similar, algunos países se basan en la ayuda que
puede facilitarles la iglesia,
prohibiendo que se celebre un bautismo sin que anteriormente se
haya hecho la correspondiente inscripción en el registro
civil.
NÚMERO Y TAMAÑO DE LAS UNIDADES
LOCALES DE REGISTRO
Convendrá establecer un número suficiente
de oficinas locales de registro en lugares fácilmente
accesibles para el publico; las horas de despacho deben ser tales
como permitan a los declarantes efectuar la inscripción
dentro del plazo fijado por la ley. Si por razones
administrativas, es imposible aumentar las jornadas de los
funcionarios del registro mas allá de la jornada laboral normal,
se pueda considerar la posibilidad de que las personas reciban
permiso para ausentarse de su lugar de trabajo a fin
de realizar la inscripción. El tamaño de la unidad
local deberá ser tal que el registrador encargado de ella
pueda prestarle la atención necesaria para asegurar un
servicio de inscripción satisfactorio.
ACCESIBILIDAD.
Es indudable que la provisión de una oficina de
registro fácilmente accesible a todos los sectores de la
población constituye el primer caso para
conseguir un registro completo, si para inscribir un hecho vital
el individuo
tiene que recorrer una distancia larga, la que ocasione
inconvenientes y gastos,
tenderá a olvidar completamente la inscripción o en
el mejor de los casos, a demorarla. Si la oficina de registro
esta abierta, solamente durante ciertas horas del día o
solo en determinados días de la semana, su accesibilidad
al publico se vera limitada seriamente, por lo que el
cumplimiento por parte de las personas que tienen que informar
será mucho menor que el esperado. Es de señalar que
algunos códigos civiles especifican de que el Registro
Civil estará abierto al público a todas las horas
del día y de la noche.
ADMINISTRACIÓN
Desde el punto de vista del registrador y con el fin de
mejorar el registro, el tamaño de la unidad del registro,
tanto por lo que respecta a territorio como a densidad de
población, debe ser tal que el registrador pueda prestar a
esa unidad la atención necesaria para proporcionar a un
buen registro, esa "atención" pueda implicar el mantenerse
informado de una y otra forma sobre todos los hechos que sucedan
en el territorio o simplemente gestionando.
EL REGISTRADOR CIVIL MUNICIPAL Y AUXILIAR, SUS
FUNCIONES Y
OBLIGACIONES
RESPECTO A LA INSCRIPCIÓN.
Las funciones y obligaciones del registrador civil en el
ámbito local, intermedio y nacional deberán estar
bien establecidas. El registrador civil municipal debe tener la
responsabilidad, cuando proceda; de registrar la información detallada sobre los hechos y
actos sujetos a inscripción en el registro civil, asegurar
la aplicación de la Ley del Registro Civil, asegurar la
integridad de la información registrada, establecer
mecanismos para que los usuarios del sistema del Registro Civil
estén informados sobre la importancia del proceso de
inscripción y sus requisitos, custodiar y asegurar en la
medida de lo posible la integridad física de los
documentos,
elaboración y envió oportuno de las estadísticas vitales cuando existan
limitaciones de los usuarios del Registro Civil, por dificultades
de distancia, terreno o transporte que
impidan a los declarantes acudir a la oficina municipal del
Registro Civi8l para inscribir los hechos vitales.
Deben adoptarse las medidas legales y administrativas
para que este funcionario desempeñe sus funciones
itinerantes, con preferencia haciendo visitas regulares a los
hogares con preferencia haciendo visitas de trabajo a los
hogares, para inscribir aquellos hechos que pueden haber ocurrido
desde su última visita.
En las áreas donde la inscripción es muy
deficiente, se interpretará que las regulaciones citadas
anteriormente incluyen todas las actividades relacionadas con la
promoción, supervisión, valoración hasta el
nivel necesario para fortalecer la eficacia de las funciones
regístrales, tales como las siguientes:
- Actividades destinadas a fortalecer la
situación profesional de los Registradores civiles
municipales y personal auxiliar. - Garantizar un número adecuado de oficinas
municipales del registro civil. - La capacitación de los funcionarios y
empleados del Registro Civil. - Preparación de manuales de
instrucción para uso de los mismos. - Programas de publicidad
en el idioma local. - Apoyo de los dirigentes locales que influyen en la
opinión publica. - Que se estimule la verificación de los
cementerios públicos y privados a fin de asegurar que
se expedirán permisos de entierro. - Inscripción periódica de los tomos
del registro civil y los reportes
estadísticos
El apoyo para estas actividades deber ser proporcionado
por el organismo central del Registro Civil y la oficina nacional
de estadística en cada país. Desde la
fundación registral, el registrador civil tiene el
compromiso institucional de enterarse y decepcionar
información de todos los nacimientos vivos, defunciones,
matrimonios así como de cualquier otro hecho o acto del
Estado civil
que pueda ser sujeto de inscripción en su
jurisdicción, así como cumplir con la
aplicación de las leyes y reglamentos del Registro
Civil.
Debe dar a conocer de manera pública la
importancia de las actividades que realiza la oficina del
registro civil, así como las obligaciones de los usuarios
del sistema.
El Registrador Civil Municipal debe complementar un
informe escrito
que describa cada hecho vital, debe revisar estos documentos y
complementarlos.
PERFECCIONAMIENTO PROFESIONAL DE LOS REGISTRADORES
CIVILES MUNICIPALES.
El cargo de registrador civil, deberá tener
cierto prestigio y responsabilidad, locales y estar
suficientemente remunerado por atraer a personal competente, el
cargo de registrador civil deberá tener cierto prestigio y
responsabilidad locales y estar suficientemente renumerado para
atraer a personal competente.
El cargo de Registrador Civil Municipal, deberá
tener importancia en la comunidad, de
manera que inscripción se convierta en una
obligación reconocida y aceptada voluntariamente por parte
de los usuarios del Registro Civil, con el fin de obtener una
buena inscripción, el Registrador Civil debe tener una
posición tal en la comunidad que le induzca y le permita
realizar sus obligaciones como es debido, informándose de
todos los hechos y actos vitales, mediante acuerdos de
cooperación con aquellas personas que se encuentran en
posición de estar informadas de ellas como el personal del
sistema, Directores de Funerarias, personal de las iglesias y los
operadores de justicia y
seguridad publica y, al mismo tiempo, ser un
verdadero servidor
publico.
El organismo nacional responsable del sistema del
registro civil deberá adoptar las medidas necesarias para
orientar y dar instrucciones a los registradores civiles y
personal auxiliar en el cumplimiento de sus funciones. El
Registrador Civil como cualquier otra persona se confía
una responsabilidad necesita orientación e
instrucción respecto a la forma en que se debe cumplir su
obligación. Debe estar instruido respecto a la base
jurídica con que opera y respecto a la política adoptada en
la interpretación de esa ley; debe conocer sus
prerrogativas y sus deberes; y se le debe decir como cumplir sus
tareas, proporcionarle los medios, por
ejemplo, los formularios
necesarios para la inscripción que le permitirán
llevarla a cabo. Todas las instrucciones que necesita un
registrador podrían incorporarse convenientemente en un
manual que
puede tener siempre en su despacho.
El problema de mantener al día los manuales de
instrucción puede resolverse, empleando el tipo de
publicación de hoja suelta a las que se puede
añadir o quitar hojas.
También proporciona un mecanismo de
coordinación permanente, en el sentido de que habrá
una necesidad constante de que la oficina central se mantenga en
contacto con las unidades locales.
Puesto que los registradores civiles están en la
periferia del sistema de registro, es valiosa la existencia de un
sistema de inspección o revisión que asegure que
las diversas unidades siguen las instrucciones y cumplen sus
obligaciones de manera aceptable , las inspecciones de los
registros constituye un método
eficaz de mejorar la eficacia del registrador, especialmente si
puede conducir a la introducción de procedimientos mejorados,
otro método es el intercambio entre registradores de su
experiencia en la realización del trabajo.
Un método de formación puede utilizarse
aisladamente o en combinación con la publicación de
manuales es la técnica de reunir a varios registradores
parar darles una formación sobre los elementos de su
trabajo parar introducirles hacia nuevas formas y
procedimientos.
También se puede proporcionar asesoramiento a los
registradores civiles mediante visitas periódicas, a las
oficinas locales de asesores de la oficina central.
La organización de una asociación
profesional de registradores civiles con el objetivo de
intercambiar opiniones y experiencias sobre el proceso registral,
es todavía otra opción para mejorar la
categoría y la labor de los registradores civiles, por su
naturaleza,
estas asociaciones estarían limitadas en el análisis y solución de las practicas
regístrales, mientras que los que requieran un esfuerzo
coordinado serán competencia de
aquellas conferencias que tenga un mayor volumen de
participantes.
El procedimiento
utilizado es especialmente eficaz cuando no es centralizado, hay
que buscar los mecanismos que los registradores civiles se
constituyan un cuerpo solidario con fin unificado, las
asociaciones a nivel nacional tienden a excluir al registrador
civil municipal o local, pero este proceso se puede aplicar en
cualquier instancia nacional, provincial o local. En
Cualquiera de estas etapas puede constituir respuesta a
la necesidad de coordinación de un proceso registral
descentralizado.
FORMATO Y
CONTENIDO DE LAS INSCRIPCIONES DE LOS HECHOS Y ACTOS DEL ESTADO
CIVIL.
Deben realizarse las inscripciones para cada clase de hecho
o acto del estado civil sobre la cual hayan de recopilarse
datos de la
inscripción.
Este proceso estimulara la cobertura y exactitud de los
distintos asientos, dicho proceso no debe limitarse el derecho de
las autoridades nacionales de los registros civiles a incorporar
datos importantes de interés
local o de utilidad de
carácter administrativo, a fin de que haya
uniformidad en todo el País, el formato y contenido de las
actas de los libros del
registro deberán ajustarse a las normas fijadas
para el país por la autoridad nacional que administre el
Registro Civil.
La conveniencia de establecer una uniformidad se basa en
la necesidad de obtener por lo menos un número
mínimo de datos uniformes para sector de la
población, no solo es ventajosa la uniformidad nacional
para la inscripción legal de un hecho vital, sino que el
contenido y las definiciones utilizadas en el Registro Civil,
inciden directamente sobre los procesos que
coadyuvan a la elaboración de los informes de
estadísticas vitales.
Se debe hacer énfasis que existe diferencia entre
el contenido del acta de inscripción legales y toda la
información complementaria que deriva de las inscripciones
para los informes estadísticos, porque esta ultima
información con frecuencia pretende recoger
información de carácter confidencial y si en el
momento de realizar la inscripción resalta este aspecto se
ayudara al registrador civil y eliminara ciertas reservas que
tengan los declarantes.
Elaborado por:
Abog. JORGE FERNANDO MARTINEZ GABOUREL
Oficial de Capacitación
Registro Civil Honduras
ahrbom[arroba]yahoo.com
ANÁLISIS DE LA PRESTACIÓN
PÚBLICA Y PRIVADA DE SERVICIOS DEL REGISTRO CIVIL EN
LATINOAMÉRICA.
¿Quién debe proporcionar los servicios del
Registro Civil? ¿El Gobierno o el
Sector Privado? De ser el Sector Privado, ¿Debe
reglamentarse el servicio o prestarse en forma competitiva? De
estar reglamentado ¿Cómo debe reglamentarlo el
Gobierno?
Estas son preguntas difíciles, antes de
considerarla permítasenos descartar la respuesta
simplista: cambiar el equipo de los registros actuales y aumentar
sus presupuestos.
Aunque no se han hechos estudios cuidadosos al respecto, la
observación casual indica que conforme a
parámetros norteamericanos y europeos, la mayoría
de los Registros Públicos latinoamericanos tienen un
exceso enorme de personal, pocos registros en América
Latina emplean justo el personal que requieren. Reducir el numero
de funcionarios en estos registros fácilmente
libraría fondos suficientes para automatizarlos sin
embargo esto no sucede ¿Por qué? Hay solo dos
explicaciones posibles: Primero, no se ha permitido realizar las
reformas legales y consecuentemente técnicas
en los Registros Civiles. Segundo, los operadores de los
registros enfrentan presiones e incentivos enormes, internos y
externos, para contratar un exceso de personal para los registros
civiles. Es necesario reflexionar sobre el plan necesario
para que los funcionarios del Registro Civil operen el registro
de modo congruente con el interés publico, no existe una
respuesta inmediata a los requerimientos de los usuarios del
Registro Civil especialmente en la emisión efectiva y
rápida de las certificaciones de los hechos y actos del
estado civil y el deficiente proceso para la entrega de la
tarjeta de identificación a los ciudadanos.
La prestación de servicios privado del proceso
registral, posiblemente si se concesionaran los servicios del
Registro Civil al sector privado estos procurarían en
mejorar los servicios para obtener ganancias por la
prestación de esos servicios, el deseo de generar
ganancias se manifiesta de dos formas:
- Reducción de costos
- Reducción de Personal
- Aumento de ingresos.
A través del proceso actual de globalización pudiera animar a los
gobiernos a concesionar o privatizar los servicios del Registro
Civil violentando el principio sugerido en la primera
reunión interamericana sobre registro civil celebrado en
Santiago de Chile en 1962 relativa a la "Gratuidad de las
Inscripciones del Estado Civil".
¿Qué debemos plantear para mejorar los
servicios del Registro Civil? Los Registros Civiles
latinoamericanos deben fortalecerse institucionalmente a traves
de una reforma legislativa que lo transforme en un ente
público técnico e independiente para eficientar sus
servicios y someter a un proceso de evaluación
riguroso al personal técnico y administrativo que
actualmente labora, la ingerencia política en un elemento
que ha minado la propuesta de una carrera administrativa para los
funcionarios y empleados de los Registros Civiles
Latinoamericanos que se puede obtener a traves de un estatuto o
ley de carrera registral, donde se establecieron todo lo relativo
a la regulación de prestación de servicios,
escalafón, meritos requeridos de ascenso,
etc,etc.
La modernización de los servicios del registro
civil es tarea de suma importancia pero que irremediablemente
pasa por esfuerzos de actualización y dinamizar el flujo
de la información que permanentemente debe ser
ejecutada.
Nefasta ha sido la experiencia en la República
Dominicana donde el Tribunal Supremo Electoral sometió a
un proceso de modernización del Registro Civil, dotando de
una cantidad de equipos de informática, aplicación de programas, pero
obviando el proceso de actualizar la información de las
inscripciones de los hechos y actos del estado civil.
Por consiguiente los latinoamericanos debemos seguir en
el plano técnico y legal la no, conveniencia de la
privatización de los servicios del Registro
Civil, para garantizar la gratuidad de los servicios y que toda
la ciudadanía y población en general
acceda a los servicios del Registro Civil, la prestación
de los servicios del Registro Civil es pública debe ser
organizada para todo el país o localmente, a traves de la
institución estatal encargada del sistema del registro
civil, ¿ Existirá la posibilidad de generar fondos
al estado a traves de las actividades del Registro Civil en
Latinoamérica?
Si, es factible establecer un arancel por los servicios
que prestan los Registros Civiles, pero observando las siguientes
condiciones:
- Excluir del cobro por las inscripciones de los hechos
y actos del estado civil. - Garantizar la gratuidad de las certificaciones de
inscripción de nacimiento de los menores de
edad.
Tomando la recomendación anterior es factible a
conveniencia de cada país en Latinoamérica, el
establecimiento de cobro o el arancel registral sobre este tema
es interesante que la Republica de Honduras en la ley del
Registro Civil cumpla con estas recomendaciones.
En lo relativo a la gratuidad de los servicios del
Registro Civil y los alcances de los servicios que se cobran que
establece el arancel registral.
Para que estos cambios se realicen se deben de
contemplar reformas a las leyes y elaboración de
reglamentos y hacerse un análisis de prestación
optima de servicios.
¿Se requiere de financiamiento
para reformar los Registros Civiles en América
Latina?
No, lo que se requiere es voluntad política de
los estados, para realizar una vez consolidado este proceso, el
financiamiento para tareas como:
- Actualización de la información del
Registro Civil a medios electrónicos - Capacitación del personal del Registro
Civil. - Conservación y digitalización de los
documentos del Registro Civil. - Dotar de equipo de informática de
última generación para la prestación de
servicios automatizados en el área registral y de
identificación ciudadana.
Es importante que las autoridades de los organismos del
Registro Civil en América Latina realicen los esfuerzos
institucionales con el Gobierno Central, para que sus Ministros
de Finanzas sean
entusiastas para obtener créditos o financiamiento para las reformas
institucionales del Registro Civil y que sea considerado como
hasta ahora como un "desperdicio de fondos
públicos".
¿Qué arreglos institucionales
podrán coadyuvar para el financiamiento de proyectos de los
registros civiles para su reforma?
El ámbito de un proyecto bien
conceptualizado incorpora varios aspectos de verificación
para obtener una eficiente aplicación y asegurar la
reforma:
- El estudio en el ámbito jurídico reduce
el volumen de información que a de obtenerse y
conservarse simplifica el sistema registral y reduce sus
costos
operativos en forma general - Se le podrá proveer de información al
sector
público y privado, observando que no se violenten
los principios de
protección sobre los datos confidenciales cuyo servicio
se cobrara por parte de los registros civiles a traves del
arancel registral. - Fortalecimiento institucional para la
consolidación de un sistema registral técnico que
coadyuve a transformarlo en un institución
pública, modelo
eficiente del estado.
Concluimos ratificando que los registros civiles
Latinoamericanos deben ser rectorados a traves del Estado bajo
los parámetros establecidos anteriormente, ya que solo la
organización del Registro Civil garantiza el cumplir en
forma integral con el principio de gratuidad de algunos servicios
del Registro Civil y a traves de la reforma institucional
profesionalizar al personal y eficientar los servicios del
Registro Civil Latinoamericano.
Elaborado por:
Jorge Fernando Martínez
Gabourel
Abogado
Oficial de Capacitación
Registro Civil
Honduras
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